Online komunikace. Aneb, kdo je připraven, není překvapen!

Článek píšu v době, kdy online komunikace není už jen volba, ale v mnohých případech jediná možnost, jak pracovat, jak být v obraze a ve spojení. V osobní rovině to vlastně teď platí také. Následujcí text se zaměřuje na pracovní online komunikaci při pohovorech a při týmových či projektových meetinzích.

POHOVORY

  • Zvolte vhodnou a dostupnou platformu na komunikaci, upřednostňujte ty s možností videa    (z obrazu získáte spoustu užitečných informací a zvýšíte vzájemnou interakci, lépe budujete "vztah" a kandidáta "nakoupíte"). Volte s ohledem na možnosti firmy (Skype, Teams, Zoom, Facetime, Hangouts, Whereby), kandidáta a případně kolegu, se kterým pohovor povedete. Ověřte si dostupnost nástrojů pro externí osoby (zdlouhavé registrace a instalace softwaru před použitím kandidáta mohou otrávit hned na začátku).
  • Všem zúčastněným pošlete pozvánku (ideálně do kalendáře) s linkem na připojení k hovoru a informace potřebné ke spuštění nástroje (je-li potřeba). Ujistěte se při domlouvání online pohovoru, že kandidát zná nástroj a/nebo se v případě komplikací ozve alternativní cestou (tu definujte).
  • Prostudujte materiály od kandidáta (např. CV) - věnujte jim více pozornosti, než jste zvyklí, během online pohovoru bude těžší se k nim vracet. Zvýrazněte si zajímavé/nejasné body, připravte si doplňující otázky (jsou-li třeba).
  • Připravte si scénář pohovoru a platformu na zaznamenávání (např. formulář).
  • Pokud nepohovorujete sami, slaďte se s kolegou/kolegyní, zmatky, neplánované ticho a skákání do řeči nepůsobí profesionálně a nesvědčí o sehraném týmu (a to vy přece jste!).
  • Zvolte vhodné a klidné místo na pohovor, kde vás nebudou rušit další členové domácnosti, domácí mazlíčci, popř. další hluk, kde bude dostatek světla (jasně osvětlený obličej velmi zvýší kvalitu rozhovoru a odtrhává pozornost od pozadí), zvažte i pozadí (méně je více, nepořádek nesvědčí nic dobrého), v některých aplikacích rozostřit (např. Teams).
  • Upravte se jako na osobní pohovor (dobré je nemít např. pyžamové kalhoty, pro případ, že přes všechnu přípravu budete stejně muset vstát).
  • Připravte si veškeré pomůcky (psací potřeby, telefon) a potřeby (hodí se i sklenice vody a kapesníky), mějte po ruce potřebné informace (job description, doplňující informace v mailech, kontakty apod.), dobré je vyzkoušet i práci s přídavným monitorem.
  • Zkontrolujte před každým pohovorem stav techniky (napájení/baterie, funkční kamera, čistá čočka, zapnutý a funkční mikrofon a reproduktor/headset).
  • Zkontrolujte stav připojení, pokud je to možné připojte se na kabel (výrazně to zvýší kvalitu přenosu), připravte si alternativu (např. USB modem).
  • Připojte se o pár minut dříve, přesvědčte se o výše uvedeném, povolte sdílení a lobby externím kandidátům (požadujte-li to nástroj). Buďte připraveni asistovat kandidátovi s připojením k hovoru.
  • Vypněte nebo alespoň ztlumte notifikace na dalších přístrojích a aplikacích.
  • Na počítači přesuňte okno hovoru pod čočku kamery, zlepší to dojem očního kontaktu. Dávejte si pozor na směřování pohledu při studiu dokumentů a poznámek (dobré je to říci nahlas, že např. otevíráte job description).
  • Při rozhovoru řádně artikulujte, mluvte dostatečně nahlas, mluvte pomaleji, ujistěte se, že je vám rozumět.
  • Reflektujte, co vidíte a slyšíte ("Zdá se mi, že Vás má otázka zaskočila, ptám se protože....", "Slyším, že už Vás doma postrádají, potřebujete odložit hovor na jindy?"), ujišťujte se, že správně rozumíte.

SKUPINOVÉ MEETINGY

Většina výše uvedeného je aplikovatelná i na týmové meetingy. Samozřejmě, pokud se jedná o interní meeting, není třeba tolik řešit dress-code (ale kalhoty od pyžama i tak doporučuji převléci:-)). Na co dál je ale potřeba minimálně myslet? 

  • V době, kdy se delší dobu s týmem vídáme pouze online (případ týmových/projektových meetingů) je dobré používat videohovory a opravdu kamery zapínat. Podpoříte tak interakci, autentičnost setkání, udržujete lépe vztahy a lépe se tak poznáváte, když máte možnost odhalit něco ze svého "doma". Nemluvě o motivaci účastníků dávat pozor :-)
  • Každý z nástrojů má vlastní grafiku pro zvýraznění osoby, která mluví. Moderátor meetingu by měl sledovat, že něčí příspěvek nezapadl.
  • Pokud nemluvíme (popř. ještě něco ťukáme do klávesnice) je dobré použít funkci "mute".
  • Některé nástroje (např. MS Teams) umožňují procházet prezentovaný materiál dále nezávisle na prezentujícím, aniž by kohokoliv rušil a pak se jedním klikem vrátit (např. máme-li nutkavou potřebu doplnit prezentujícího o důležitý fakt, je dobré se podívat, zda jej dále nezmiňuje).
  • Dlouhodbě užitečné se ukazuje nerušit pravidelné týmové meetingy i v případě, že nemáme konkrétní agendu k projednání. A to neplatí jen pro online varianty. Skoro vždy se v průběhu objeví nějaký dotaz nebo infromace, kterou je hodno sdílet. A pokud přeci jen ne, tak je pro náladu a motivaci v týmu skvělé si třeba jen v pár minutách nasdílet, jak se kdo má, jak kdo nakládá s režimem na home office apod. Takže meetingy nerušit, raději je zkrátit. Je to investice, která se vrátí.
  • U interních či externích skupinových meetingů je skvělé využívat funkcionalit umožňující projektovou práci, např. editaci sdílených textů, obrázků, whiteboard, psaní sdílených poznámek apod., přiblížíme se tak pocitu, že jsme vlastně v zasedačce a zapisujeme na flipchart všechny nápady účastníků branstormingu nebo načrtáváme procesní mapu.
  • Některé nástroje (např. Zoom) umožňují moderátorovi pracovat s celou skupinou, např. je hromadně utišit funkcí "mute", pokud potřebujete prezentovat, aniž byste byli rušeni zvuky z domácností ostatních účastníků (přičemž účastníci se mohou každý individuálně přihlásit o slovo volbou "unmute" na svém přístroji). Praktická je také volba chatu s jednotlivcem nebo s celou skupinou v průběhu meetingu. 

Zcela specifiké se pak stávají skupinové online akce typu assessment centrum, tam je dobré poohlédnout se po dalších nástrojí, které se používají třeba ve vzdělávání (např. Google Clasroom), abychom byli schopni zajistit individuální i skupinovou práci účastníků. Zajímavé jsou také nástroje, kdy můžeme zadat kandidátovi úkol např. v Excelu a sledujeme ho při práci s ním. O tom ale příště.